― 社内データとAIで、報告をなくした話 ―

社内にマネージャーが欲すぃぃ 🤤

現場の状況を把握して、
必要な情報を整理して、
いい感じに上に上げてくれる人。

いわゆる“優秀な中間管理職”みたいなポジションです。

採用も検討しました。

ただ、そもそもどうやって募集すればいいのかもよくわからない。
どんなスキルを求めればいいのかも曖昧ですし、
仮に採用できたとしても、その人に依存してしまうのも少し怖い。

そんなことを考えていたときに、ふと思いました。

鳴かぬなら、作ってしまうよ、ホトトギス。 by ジョイディア

だったら、
その役割ごと仕組みで作れないか？と。

2年前、AI開発チームを立ち上げました。

当時からずっと意識していたのは、
自社データをどう活用するかという点です。

今みたいに「これに使えるよね」という実用的な話はほとんどありませんでした。

だからこそ、
とりあえず先にデータを整えておこう、と。

いつでも使える状態にしておけば、
あとからいくらでも活用できるだろう、という考えです。

他社にAIの活用を提案する以上、
自社でちゃんと使えていないのは、
さすがに説得力がないなと。

「まずは自分たちでやるでしょ」

そんな感覚です。

そこで最初に取り組んだのが、
日報の習慣づくりでした。

とはいえ、
単に日報を入力させるだけでは意味がありません。

続かないですし、
形だけの報告になってしまうのが目に見えています。

だからこそ、
“使われる前提のデータ”をどうやって自然に集めるかを考えました。

まずは、日報の仕組みを整える。

現場の負担にならず、
それでいて情報がちゃんと残る形にする。

そこまでは、ある程度うまくいきました。

点と点がつながった。

そして、ちょうどその頃。

AIが一気に普及し始めました。

日報の仕組みはできた。
そこにAIが乗れば、
ただの記録だったものが“使える情報”に変わる。

その瞬間、
点と点が、きれいにつながりました。

その流れでナオミさんには翼がはえました。
常に地面から2mm浮いてます。

未来人型ロボット、ナオミだもんです。

社長はダッシュボードを求める

社長は、ダッシュボードを求める。

現場は、負荷を嫌う。

この構図、どの会社でも一度は見たことがある気がします。

「数字で見たい」
「リアルタイムで把握したい」

一方で現場は、

「入力が増えるのはしんどい」
「報告のための報告はやりたくない」

どちらも正しいんですよね。

ただ、その間にある“見えない摩擦”が、
じわじわと効いてくる。

報告の手間は増やしたくなかった

報告の手間は増やしたくない。
これは最初から大事にしていました。

データは欲しい。
でも、現場の負担は増やしたくない。

このバランスをどう取るかが、ポイントでした。

そこで、弊社の場合は
すべてのタスクをBacklogで管理していたので、

工数の管理も含めて、
新しい仕組みを作るのではなく、
すでにあるBacklogの情報をそのまま使うことを考えました。

わざわざ別の場所に入力させるのではなく、
普段の業務の中で自然に記録されている情報を、そのまま拾う。

そうすれば、
報告のための作業自体を増やさなくて済む。

結果として、
“データは集まるけど、誰も頑張らなくていい”状態に近づいていきました。

気づけば、揃っている

その結果、

「報告を集める」という行為自体が、
ほぼ不要になりました。

必要な情報は、
業務の中で自然に発生して、自然に見える。

誰かが頑張って入力しなくても、
気づけば揃っている。

そんな状態です。

たぶんこれ、
ダッシュボードを作ったというより、

“報告という文化を一つ減らした”
に近い気がしています。

鳴かぬから、作っちゃったよ、ホトトギス。🐦（事後）

特別なことは、していない

ちなみに、こういう話をすると、

「どのツールを導入したんですか？」

と聞かれることが多いのですが、

むしろ、
「とりあえずツールを入れる」という発想はしていません。

大事にしているのは、
自社の運用にちゃんとフィットすることです。

今ある業務の流れの中で、
無理なく実現できそうな範囲から、
少しずつフィットさせていった、という感覚のほうが近いです。

新しいことをしているというよりは、

もともとあるものを、うまくつないでいる

という感覚の方が近いかもしれません。

とはいえ、
こういうやり方ができるのは、
弊社が普段からオーダーメイドでシステムを作っているから、というのもあります。

業務に合わせて仕組みを作る、というのは、
割と日常です。

逆にいうと、
そこをちゃんと見ないままツールだけ入れてしまうと、



という、よくある状態になります。

AIかどうかは、本質じゃない

最近はAIの話も増えてきましたが、
本質はそこまで変わっていない気がしています。

AIを使うかどうかよりも、

どこに無理があるのか

どこが本来いらないのか

そこを見極めることの方が、ずっと大事です。

ナオミさんという存在

気づけば、
完全に我が社の優秀なマネージャーです。
勤続3年くらい。

いなくなると、ちょっと困る。

もはや、そんな存在です。

日頃の頑張りを労って、
今度飲み会に誘ってみようと思っています。

結構勇気いるんですよね。

冷静に断られる未来も、ちょっと見えたりして。笑
断られたら、ネトフリ見ます。（たぶんスオミ）